Instandhaltungsrücklage & Hausgeld

Instandhaltungsrücklage: WEG-Gesetz und die „angemessene“ Höhe

§19 Abs. 2 Nr. 4 WEG verlangt eine angemessene Erhaltungsrücklage, nennt aber keinen Betrag — seit der WEG-Reform 2020 ist auch die Bezeichnung Erhaltungsrücklage die amtliche, während in Prospekten und Verträgen weiter von der Instandhaltungsrücklage die Rede ist. Gemeint ist dasselbe. Angemessen ist, was Gebäudealter, Zustand und die absehbaren Maßnahmen der nächsten Jahre tragen; einen gesetzlichen Mindestwert gibt es nicht.

In der Praxis wird die Instandhaltungsrücklage pro qm und Jahr angesetzt. Einen eigenen Instandhaltungsrücklage-Rechner braucht es dafür nicht: Die Peterssche Formel — Herstellungskosten je Quadratmeter mal 1,5, geteilt durch 80 Jahre, davon rund 70 % für das Gemeinschaftseigentum — liefert die Größenordnung mit drei Rechenschritten. Bei Herstellungskosten von 2.500 €/m² ergibt das rechnerisch rund 33 €/m² und Jahr; bei einem Neubau ohne Sanierungsstau liegt der realistische Wert darunter, bei einem Altbau mit anstehender Dach- oder Fassadenmaßnahme deutlich darüber.

Für die Kaufentscheidung ist die Zahl auf dem Rücklagenkonto trotzdem die schwächere Information. Aussagekräftiger sind die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen: Sie zeigen, was bereits beschlossen, was vertagt und was seit Jahren angekündigt ist. Eine gut gefüllte Rücklage vor einer beschlossenen Fassadensanierung ist keine Reserve, sondern bereits verplantes Geld.

Warum das für die Musterberechnung entscheidend ist

Eine zu niedrig angesetzte oder ganz weggelassene Rücklage lässt eine Kapitalanlage auf dem Papier attraktiver aussehen, als sie ist — spätestens bei der ersten Sonderumlage für Dach oder Fassade zeigt sich die Lücke real und ungeplant. In jeder Musterberechnung wird die Rücklage deshalb realistisch angesetzt, orientiert an Gebäudealter und -zustand, nicht am Mindestwert aus dem Verkaufsprospekt.

Instandhaltungsrücklage, Steuer und Werbungskostenabzug

Die Zahlung in die Rücklage ist noch keine Ausgabe im steuerlichen Sinn — sie wandert von Ihrem Konto auf das Konto der Gemeinschaft und bleibt wirtschaftlich Ihr Vermögen. Abziehbar wird der Betrag erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft ihn tatsächlich für eine Erhaltungsmaßnahme verwendet, und auch dann nur, soweit es sich um Erhaltungsaufwand handelt und nicht um Herstellungskosten, die wiederum über die AfA laufen.

Das ist der häufigste Fehler in der ersten Anlage V nach dem Kauf: Die monatliche Zuführung steht in der Hausgeldabrechnung, sieht aus wie eine Nebenkostenposition und wird mit abgezogen. Kommt die Korrektur erst bei einer späteren Prüfung, kommen Nachzahlungszinsen dazu. Die Hausverwaltung weist die Verwendung in der Jahresabrechnung gesondert aus — diese Aufstellung, nicht der Kontoauszug, ist die Grundlage für die Steuererklärung.

Instandhaltungsrücklage steuerlich absetzen — und was beim Kauf damit passiert

Die übernommene, bereits angesparte Rücklage ist Teil des Kaufpreises und kein sofort abziehbarer Aufwand. Ob sie in der Grunderwerbsteuer-Bemessungsgrundlage bleibt oder herausgerechnet werden kann, handhabt die Finanzverwaltung uneinheitlich; ein gesonderter, angemessener Ausweis im Kaufvertrag ist jedenfalls die Voraussetzung dafür, dass die Frage überhaupt gestellt werden kann. Ob die Instandhaltungsrücklage steuerlich absetzbar ist, entscheidet sich also an zwei Punkten: am Zeitpunkt der Verwendung und an der Einordnung als Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand. Beides klärt der Steuerberater, nicht der Verkaufsprospekt.

Abgrenzung: Rücklage, Hausgeld und Sonderumlage

Das Hausgeld ist die laufende monatliche Zahlung an die Gemeinschaft und enthält Betriebskosten, Verwaltervergütung und den Anteil für die Rücklage. Die Rücklage selbst ist der angesparte Bestand für größere Maßnahmen. Die Sonderumlage ist das, was beschlossen wird, wenn die Rücklage nicht reicht — und sie ist sofort fällig, unabhängig davon, ob man gerade gekauft hat. Steuerlich sind die drei ebenfalls verschieden zu behandeln: Die Einzahlung in die Rücklage ist noch keine Werbungskosten, abziehbar wird sie erst im Jahr der tatsächlichen Verwendung. Wer die Einzahlung sofort absetzt, korrigiert das später mit Zinsen.

Wo es in der Praxis kippt: der Beschluss zählt, nicht der Kontostand

Entscheidend ist nicht, wie viel angespart ist, sondern was bereits beschlossen wurde. Eine zum Kaufzeitpunkt beschlossene, aber noch nicht durchgeführte Sanierung trifft den neuen Eigentümer, auch wenn der Beschluss vor seiner Zeit gefasst wurde — maßgeblich ist die Fälligkeit der Umlage, nicht das Beschlussdatum. Deshalb gehören die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen vor den Notartermin, nicht danach; sie sind aussagekräftiger als jede Rücklagenzahl. Der zweite Punkt: Ein auffällig niedriges Hausgeld ist selten ein Vorteil. Es bedeutet meist, dass zu wenig zurückgelegt wird — und verschiebt die Kosten in eine spätere Sonderumlage.